Møteprotokoll

fra styremøte torsdag 25.01.2018

Tilstede:
Jan Roar Solås, Carl Jon Hansen, Jan Hillestad, Ivar Berntsen, Tore Jan Clausen og Tor M. Bakke.

Forfall:
Lars Erik Pettersen, Kurt Østerberg.og Leiv Per Olsen

Møtet ble satt kl. 12.40. Formannen ønsket velkommen og startet på sakslisten.

Sak nr. 1 – Godkjenning av innkalling
Ingen merknader fremkom til innkallingen.

Sak nr. 2 – Godkjenning av protokoll fra styremøte nr. 2/18
Ingen merknader fremkom til protokollen fra siste styremøte 11.01.18.

Sak nr. 3 – Konstituering av nytt styre – valg av nestformann
Formannen fremmet forslag på Lars Erik Pettersen. Det må tas forbehold, da han befinner seg i arbeidsoppdrag utenlands. Han er således ikke forespurt.

Vedtak:
Styret slutter seg til forslaget fra formannen. Saken tas opp til formell behandling i neste styremøte.

Sak nr. 4 – Handlingsplan for 2018
Formannen fremla et foreløpig utkast til handlingsplan for 2018 til drøfting.

Etter en gjennomgang var det enighet om følgende forslag:
a) Kalender og kort over aktiviteter med mere utgår og erstattes med oppslag i foreningens lokaler.
b) Styremøter skal som hovedregel avholdes kl. 12.30 første tirsdag i måneden.
c) Neste årsmøte i 2019 forskyves til fredag 1. februar.
d) Det søkes kommunen om pris for leie av bakgården til bacalaoarrangement i månedskifte juni/juli under Lillesandsdagene.
e) Tidspunkt for Vervendagen og Kulturnatta må innhentes.
f) Førjulsavslutning avholdes fredag 14. desember.
g) Pris for koking og servering av middag avklares nærmere.

Konklusjon:
Formannen arbeider videre med handlingsplanen som tilpasses innholdet under punktene a) – g) foran.

Sak nr. 5 – Husnøkler – fordeling
Det ble vist til pkt. 6 i den nye leieavtalen med kommunen hvor det heter:

«LS disponerer 10 nøkler som lånes ut mot personlig kvittering. Videre utlån av nøkler er ikke tillatt. Utlånte nøkler, som ikke lenger er i bruk, skal leveres tilbake. LS v/formann har ansvar for både utlån og innlevering av nøkler».

Liste over personer som besitter utlånte husnøkler ble fremlagt for styret og gjennomgått. Det ble utpekt 9 personer med varierende behov for nøkler. Formannen beholdt 2 til sin disposisjon, slik at antallet ble 10.

Konklusjon:
De øvrige personer, utover de 9 som får beholde husnøkkelen, tilskrives av formannen som ber om å få disse innlevert.

Sak nr. 6 – Matkoking på månedsmøter
Ettersom Bjørn Berntsen har avsluttet avtalen om koking på våre månedsmøter, opplyser formannen at han har vært i kontakt med Harald Tobiassen på Fiskebrygga. Sistnevnte har sagt seg villig til å overta jobben.

Konklusjon:
Formann Jan Roar Solås gis i oppdrag til å undersøke pris og øvrige vilkår med Harald Tobiassen.

Sak nr. 7 – Utlån av møtelokale – Sandra Point Trad Jazz Band
Formannen refererte søknad om lån av møtelokalet fra Sandra Point Trad Jazz Band datert 12.01.2018.

I sakens anledning opplyste formannen at han hadde hatt kontakt med Lillesand kommune v/ kulturenheten.

Forørig ble det vist til punkt 2 i den nye leiekontrakten mellom Lillesand kommune og Lillesand Sjømannsforening som har følgende ordlyd:

«Utlån og utleie/fremleie er som hovedregel ikke tillatt, og må avtales mellom LK og LS.

Arrangementer i privat regi og utleie til kommersielle formål er ikke tillatt.»

Under møtet ble det opplyst at søker har lånt lokalet til øvelser siden 2012. Etter drøfting av saken ble det fremsatt 2 forslag til behandling.

1. Forslag fra Tor Malvin Bakke:
Lillesand Sjømannsforening stiller seg positiv til fortsatt utlån av møtelokalet til øving for «Sandra Point» inntil videre. For dette betales kr. 100,- pr. måned som dekker en forholdsmessig andel av foreningens leiekostnader.

Det forutsettes at Lillesand kommune slutter seg til en slik ordning.

2. Forslag fra Jan Roar Solås:
Lillesand Sjømannsforening kan ikke innvilge deres søknad av 12.01.2018. Dette i henhold til ny leiekontrakt punkt 2 med Lillesand kommune.

Lillesand Sjømannsforening beklager dette.

Sandra Point Trad Jazz Band står fritt til å søke Lillesand kommune ved kulturkontoret om lån av nevnte lokaler.

Vedtak:
Ved alternativ votering mellom forslag nr. 1 og 2, ble forslag nr. 2 fra Jan Roar Solås vedtatt med 4 mot 2 stemmer.

Sak nr. 8 – Diverse
Ivar Berntsen satte stor pris på og takket for å bli tildelt æresmedlemskap i foreningen.

Han etterlyste en nærmere forklaring på diverse påstander og opptreden som fremkom under årsmøtet. Forholdet ble diskutert før sluttstrek ble satt.

Møtet hevet kl. 14.25

Tor M. Bakke
sekretær